第1章 病院の書類は、なぜ多いのか

病院の事務部門では、届出、報告、規程、議事録、申請書と、作る書類が途切れません。
この章では、書類を「出す相手」で分けた地図を描き、届出と書類の数を国の資料と病院ドックの集計で見ます。
続いて、国が進めている書類の簡素化と、令和 8 年度診療報酬改定で施設基準に書き込まれた生成 AI（頼んだ内容に応えて文章などを作る AI）を確かめます。
最後に、AI の使い方で書類を 3 つに分け、講座の全体を通す物差しにします。

書類を、出す相手で分ける

病院の書類は、種類ではなく「だれに出すか」で分けると見通しがよくなります。
相手は 5 つです。

出典: 基本診療料の施設基準等及びその届出に関する手続きの取扱いについて（厚生労働省PDF）、医療法第 25 条第 1 項の規定に基づく立入検査要綱（厚生労働省PDF）を元に、病院ドック編集部が整理

• 地方厚生局 施設基準の届出と、毎年の報告。
  届出書は所在地の地方厚生局に出し、届け出たあとは毎年 8 月 1 日現在で基準に合っているかを確かめて報告します。
• 都道府県と保健所 医療法にもとづく報告と、立入検査で見せる書類。
  立入検査は全ての病院を対象に、原則として年 1 回行われます。
• 補助金の事務局 事業の計画、交付の申請書、実績の報告書。
  窓口と様式は補助金ごとに違います。
• 院内に残すもの 規程と指針、委員会の議事録、研修の記録、掲示。
  外へは出しませんが、規程、議事録、研修の記録は、地方厚生局の適時調査（届出のとおりかを現地で確かめる調査）や立入検査で確かめられます。
• 患者に渡すもの 入院診療計画書などの計画書と、説明の文書。

同じ「書類」でも、相手によって根拠になる決まりも、時期も、確かめられ方も違います。
相手ごとの手続きと 1 年の流れは、病院と行政の役割分担講座 第 5 章で扱っています。

数字で見る、届出と書類

書類はどのくらいあるのでしょうか。
届出と毎年の報告について、病院ドックの集計と国の資料から 4 つの数を並べます。

• 1 院あたりの届出35項目中央値。
  厚生局の名簿の届出の項目で数えた値。
  病院ドックの集計
• 届出の種類約 1,100令和 6 年度診療報酬改定時。
  1 病院が出す件数ではない
• 毎年の報告（厚生労働省あて）32様式診療報酬改定などに活用するための様式の例
• 毎年の報告（地方厚生局あて）33様式病院の場合。
  基準に合っているかを確かめるための様式の例

1 つ目の数は、施設基準の公的な「種類」の数ではありません。
地方厚生局の届出受理医療機関名簿にある有効な届出を、名簿の項目のまま数えたもので、たとえば加算 1 と加算 2 は別の項目として数えています。
病院による幅は、次の図のとおりです。

出典: 地方厚生局の届出受理医療機関名簿を元に、病院ドックが集計（2026 年 11 月 9 日、有効な届出のある 7,946 院）。
厚生局の名簿の届出の項目で数えた値で、施設基準の種類の公的な数え方ではない

届出は、一度出せば終わる書類ではありません。
届け出た項目の 1 つ 1 つについて、基準に合っているかを確かめ続け、毎年の報告を出します。

現場はこの書類をどう受け止めているのでしょうか。
診療報酬を審議する国の会議である中央社会保険医療協議会（中医協）の資料は、診療報酬で求められる記録や書類の業務のうち、簡素化の必要があるものを尋ねた調査の結果を載せています。

出典: 中央社会保険医療協議会 総会（第 631 回）総－3「個別事項について（その 10）」スライド 68（厚生労働省PDF）。
令和 7 年度の国の実態調査で、施設 n=2,635、最大 3 つまでの複数回答

施設の回答では、「施設基準の届出」と「地方厚生（支）局への定例報告」を、それぞれおよそ 3 割が挙げました。
上位には、計画書の作成と、患者や家族の署名と記名押印も並んでいます。
届出と報告の負担は、国の資料に数字で表れています。

国も書類を減らしている

• 署名と記名押印の廃止 院内で使う書類と、院内で患者に直接手渡す書類（入院診療計画書、リハビリテーション実施計画書など）は、署名または記名と押印が廃止され、記名だけになりました。
  診療情報提供書など他の機関に渡す書類も、2 回目以降や直接手渡す場合のように、作った医療機関から送られたことが明らかなときは省略できます。
• 届出の様式の削減 オンライン化が円滑に進むよう、届出の様式を減らし、届出の項目を最小にする方針です。
• 毎年の報告の限定 毎年の報告を求める様式を、ほかに代わりの方法が無いものと、次の改定に必要なものに限り、添付書類も省く方針です。
• オンライン化 国のシステムを使って、オンラインで出せる届出が増えています。
  令和 8 年 1 月 26 日時点で、324 の施設基準の届出がオンラインで申請できます。

出典: 中央社会保険医療協議会 総会（第 631 回）総－3「個別事項について（その 10）」スライド 77（厚生労働省PDF）、令和 8 年度診療報酬改定について【医科全体版】（厚生労働省PDF）。
324 は令和 8 年 1 月 26 日時点。
令和 10 年度は予定

国は、残る届出も令和 10 年度に全てオンラインにする予定で、改修を進めています。
いまオンラインで出せる届出の一覧は、地方厚生局の説明のページ（九州厚生局）で確かめられます。
オンラインで届け出る手順は、第 5 章で扱います。

国が施設基準に「生成 AI」を書き込んだ

AI の使い方で、書類を 3 つに分ける

書類が多いからといって、全てを同じように AI に任せられるわけではありません。
講座では、書類を AI の使い方で 3 つに分けます。
国が定めた区分ではなく、病院ドック編集部の整理です。

出典: 病院ドック編集部が整理

講座が主に扱うのは、1 つ目の、患者の情報を含まない事務の書類です。
減らせる書類は国が減らし、残る書類の下書きを AI で軽くする。
下書きを確かめて責任を持つのは人、という線は、3 つのどれでも変わりません。

自院で確かめること

書類を分けたら、次は下書きを任せる相手を知る番です。
第 2 章で、生成 AI が文を作る仕組み、得意なことと苦手なこと、国の疑義解釈が研修の中身に挙げる 4 つのリスクを見ます。